MENGEFISIENSIKAN BELANJA ALAT TULIS KANTOR

Alat tulis kantor atau sering disingkat ATK sangat diperlukan dalam menjalankan operasional kegiatan perkantoran, tapi adakalanya ATK bisa disalah gunakan untuk kepentingan tertentu, kalau ditotal seluruhnya anggaran pengadaan ATK pada masing-masing Kabupaten/Kota, maka ditemukan nilai yang sangat fantastis yaitu milyaran lebih, Pada Tahun 2015 Gubernur DKI pada saat itu Basuki Cahaya Purnama alias Ahok pernah geram dan menyampaikan kepada media, bahwa untuk ATK tahun 2016 di DKI berjumlah sampai 487 Milyar, ada ketidak seimbangan  penganggaran ATK antar suku  dinas, ada yang 50 jt perkegiatan bahkan ada yang 250 juta per kegiatan, bayangkan… kalau setiap akhir tahun persediaan ATK selalu nihil, maka bisa dikatakakan pemborosan yang luar biasa.

Untuk mengefisiensikan anggaran ATK maka ada beberapa upaya yang bisa dilakukan antara lain, Pertama adalah pengadaan ATK yang sentralistis, artinya hanya dilakukan oleh sekretariat pada masing-masing SKPD, kecuali yang sifatnya untuk diberikan kepada peserta diklat, jangan ada lagi pengadaan ATK pada masing-masing kegiatan, Kedua harus ada sistem aplikasi yang mengendalikan keluar masuk ATK tersebut, seperti halnya yang selama ini digunakan oleh beberapa toko modern. Ketika Pengadaanya ATK yang terkonsolidasi untuk seluruh SKPD pada Kabupaten/Kota sehingga bisa didapat harga yang benar-benar kompetitif.

Kabupaten Tabalong, sejak tahun 2015 telah menerapkan Sistem Informasi Persediaan atau Simpersed yang pembuatannya pada saat itu bekerja dengan Tim dari Univertitas Gajah Mada (UGM). Banyak sekali manfaat yang didapat setelah menggunakan aflikasi tersebut antara lain dapat dimonitor pergerakan barang persediaan termasuk ATK yang masuk dan yang telah di distribusikan, kita bisa mengetahui siapa saja yang sering menerima ATK tersebut, selain itu juga dapat diketahui secara update  sisa stok barang yang ada digudang, dan tak kalah pentingnya adalah bisa dilakukan opname barang sehingga mempermudah dalam membuat laporan bulanan atas barang persediaan. Pengurus barang melakukan perhitungan stock opname setiap tiga bulan sekali, dimana hasil perhitungannya dituangkan dalam berita acara perhitungan stock opname yang diketahui oleh kepala SKPD. Hasil perhitungan dimasukan kedalam aplikasi.

Aplikasi Simpersed tersebut menghasilkan laporan persedian berupa :

  • Formulir stock opname yang meliputi form untuk menghitung stock opname, form bon barang, form surat perintah pengeluaran barang, dan form surat penyerahan.
  • Laporan hasil stock opname dan berita acara yang meliputi laporan stock opname, berita acara pemeriksaan atasan, berita acara perhitungan opname dan surat pernyataan kepala SKPD.
  • Kartu dan buku administrasi persediaan yang meliputi buku penerimaan, buku pengeluaran, kartu barang dan kartu persediaan.

Saya pribadi sangat bangga dengan Kabupaten Tabalong, karena hanya sedikit daerah yang sudah menerapkan aplikasi ini, karena ini merupaka salah satu cara dalam mengefisiensikan dalam pengunaan barang persediaan atau  pakai habis khususnya Alat Tulis Kantor.

Idealnya belanja barang pakai habis disesuikan dengan kebutuhan yang didasarkan atas pelaksanaan tugas dan fungsi SKPD, jumlah pegawai dan volume pekerjaan serta memperhitungkan estimasi sisa persediaan barang tahun sebelumnya.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

w

Connecting to %s

Atas ↑

%d blogger menyukai ini: